Özlük dosyası saklama konusunda iş kanununda nasıl ve kaç yıl saklanması gerektiği yönünde bir düzenleme bulunmamaktadır. Ancak işveren, genel ilke gereği veya 4857 sayılı kanun gereği yetkili merci veya memurlara talep halinde özlük dosyasını göstermek zorundadır.
İş kanununda özlük dosyalarının kaç yıl saklanması gerektiği yönünde bir kanun bulunmamaktadır. Ancak sağlık dosyaları SGK mevzuatına göre 10 yıl, İSG mevzuatına göre 15 yıl saklanmak zorundadır.
Özlük Dosyası Nedir?
Özlük doyası işveren ve işçi arasında tutulan, İşçinin bilgilerini ve kanuni belgelerinin olduğu bir dosyadır. İşçi ve işveren arasında yapılan sözleşmeler ve işçinin talepleri de bu evrakların içindedir.
Özlük dosyası içeriğinde yer alan belgelerin büyük bir çoğunluğu ıslak imza gerektiren belgelerdir. (Bunlar İş sözleşmeleri, görev tanımları, yıllık izin formları, bordrolar, fazla mesai dilekçesi vb.)
İlgili Yazı; 4447 Sayılı Kanun Teşvikinden Nasıl Yararlanılır?
Dijital Özlük Dosyası
Özlük dosyalarının elektronik arşivde tutulması veya soft ortamda tutulması konusunda iş kanununda bir ayrım yapılmamıştır.
Gerekli güvenlik önlemlerinin alınması koşulu ile özlük dosyalarının bilgisayar ortamında tutulmasının maliyet azaltıcı bir etkisinin olduğu söylenebilmektedir. Ancak gerçek özlük dosyasının bütün işlevlerini dijital özlük doyasının yerine getirebileceği mümkün değildir. Çünkü tarama yoluyla bilgisayar ortamına aktarılan belgelerin çıktıları fotokopi niteliğindedir. Gerek denetim makamlarının işlemlerinde, gerek işçi-işveren arasında bu yol kullanışlı bulunmamaktadır. Ortaya çıkacak çekişmelerde herhangi bir itiraza uğrandığında dijital belgelerin hiçbir hukuki değeri bulunmamaktadır.
Özellikle önemli çekişmeli davalarda bu konu oldukça fazla önem arz etmektedir. Fotokopi üzerinden imza incelemesi de yapılamayacağından belgenin aslının saklanması zorunlu hale gelmiştir.
Dijital özlük dosyalarının avantajlarından en önemlisi belgenin daha hızlı ve kolay şekilde görülmesidir.
Elektronik imza ile Dosya Tutulabilir mi ?
Güvenli elektronik imza yapılabilen işyerlerinde bu mümkündür. Dijital özlük dosyası içeriği, işçinin elektronik imzası ile teyit edilirse gerçek dosyanın yerini tutabilmektedir.
5070 sayılı elektronik imza kanunu‘nun 5’inci maddesinde bu konudan bahsedilmiştir. Kanuna göre elektronik imza elle atılan imzanın hukuki sonuçlarını doğurmaktadır.
Ancak bu halde bile resmi şekil ve özel merasim gerektiren hukuki işlemler ile yapılan teminat sözleşmeleri elektronik imza ile yapılamamaktadır.